Überblick
Eine vollständige digitale Plattform für ein Migrationsunternehmen: eine mehrsprachige Website zur Kundengewinnung, ein geschütztes Portal zur Verwaltung aller Fälle und intelligente Assistenten, die Dokumente automatisch erkennen und amtliche Formulare ausfüllen. Ein Projekt, vom Konzept bis zum Start.
Hürden und Lösungen
Kunden aus verschiedenen Ländern gewinnen, ohne Anfragen zu verlieren: eine moderne mehrsprachige Website (3 Sprachen) mit klaren Seiten je Leistung und Anfrageformularen. Alle Anfragen laufen automatisch ins Verwaltungsportal und werden zusätzlich in einen Messenger gespiegelt, sodass keine verloren geht.
Fälle wurden in Tabellen und Chats geführt, dadurch verpasste Fristen und verlorene Historie: ein geschütztes Portal mit einer Übersicht für alles: Pipeline von der Anfrage bis zum abgeschlossenen Fall, Dokumente, Aufgaben, vollständige Historie je Kunde und automatische Erinnerungen an wichtige Fristen, etwa den Ablauf eines Aufenthaltstitels.
Das Ausfüllen amtlicher Formulare kostete Stunden: automatisches Ausfüllen eingeführt: Kundendokumente hochladen oder den Kunden über einen sicheren Link senden lassen, und das System erkennt die Daten und füllt die nötigen amtlichen Formulare druckfertig aus. Aus Stunden Routine wurden Minuten.
Kunden stellen zu jeder Tageszeit dieselben Fragen: Sprach- und Textassistenten direkt auf der Website ergänzt: sie beantworten Fragen zur Migration rund um die Uhr und führen behutsam zur Buchung einer Beratung.
Rechnungen und Dokumente wurden manuell erstellt und wirkten uneinheitlich: Rechnungsstellung mit einem Klick und ein einheitlicher, klarer Stil für alle Dokumente, dadurch wirkt das Unternehmen deutlich professioneller.
Wie es funktioniert
Eine mehrsprachige Website (Russisch, Englisch, Slowenisch), für Suchmaschinen optimiert und auf Mobilgerät wie Desktop vollständig responsiv, mit sicheren Anfrageformularen. Sie ist mit einem geschützten Verwaltungsportal verbunden: Kunden-Pipeline, Dokumente, Aufgaben, Historie, Fristerinnerungen, Suche, Kalender, Auswertungen und Rechnungsstellung. Kernstück ist die Dokumentenautomatisierung: das System liest Daten aus hochgeladenen Dokumenten aus und füllt amtliche Migrationsformulare einreichfertig aus. Zusätzlich beantworten Sprach- und Textassistenten auf der Website rund um die Uhr Kundenfragen, alle Vorgänge werden automatisch im Portal protokolliert.
Ergebnis
Ein vollständiges, schlüsselfertiges System: Website, Portal, Assistenten und automatisches Ausfüllen von Dokumenten, durchgehend mehrsprachig, im laufenden Betrieb erprobt und mit minimalem Wartungsaufwand.